Čo je daňový formulár W-9?

Internal Revenue Service (IRS) Formulár W-9 má názov Žiadosť o identifikačné číslo a certifikáciu daňového poplatníka. Tento dokument IRS je určený na zhromažďovanie základných daňových informácií od určitých daňovníkov, ktorými môžu byť jednotlivci alebo firmy.

Účel formulára W-9

W-9 poskytuje spoločnosti predovšetkým základné informácie o daňových poplatníkoch, s ktorými obchoduje. Umožňuje im to nahlásiť sumu zaplatenú daňovníkovi za služby poskytnuté v IRS. Občania Spojených štátov a cudzinci, korporácie, trusty a iné typy podnikateľských subjektov, ktoré nemajú zrazené dane zo svojich príjmov, musia vyplniť W-9, zatiaľ čo cudzinci alebo cudzinci, ktorí nie sú rezidentmi, vyplnia Formulár W-8 namiesto toho.

• Stiahnuteľné formuláre W-9
• Čo je formulár IRS 147c?
• Kde nájdete tlačiteľné daňové formuláre online

Ak daňovník nevyplní a nevráti W-9 alebo poskytne nesprávne alebo neúplné identifikačné číslo daňovníka (DIČ), na všetky finančné prostriedky vyplatené daňovníkovi sa môže vzťahovať záložné zadržanie. V tejto situácii by spoločnosť zadržala 28% z príjmu plynúceho daňovníkovi a zrazenú časť by poslala IRS. Toto je spôsob federálnej agentúry, ktorý zabezpečuje, aby sa platili príslušné dane, a to aj v prípade, že daňovník nie je správne identifikovaný.

Kedy sú požadované W-9?

Podnik musí dostať W-9 od akejkoľvek fyzickej alebo právnickej osoby, pre ktorú bude musieť podať informačný výkaz s IRS. Napríklad firma, ktorá si najme nezávislého dodávateľa, aby navrhla nový web spoločnosti, bude pravdepodobne musieť podať formulár 1099-MISC s IRS, aby informovala, koľko to zaplatilo webdizajnérovi.

Aby bolo možné podať kompletnú 1099-MISC, podnik potrebuje identifikačné informácie dodávateľa - meno, DIČ, adresu atď. Podnik bude musieť od dodávateľa zhromaždiť formulár W-9, aby získal tieto informácie. Podobne podniky budú často vyžadovať formuláre W-9 od podnikových predajcov, aby mali informácie potrebné na nahlásenie svojich obchodných výdavkov, ako to vyžaduje IRS.

Uchovávanie záznamov W-9

Ako u väčšiny daňové doklady , by si podniky mali uchovávať kópie všetkých formulárov W-9 najmenej tri roky po podaní posledného príslušného daňového priznania (alebo dátumu splatnosti priznania, ak je neskôr). V uvedenom príklade, ak podnik uzavrel s webdizajnérom zmluvu v roku 2017 a on svoju prácu dokončil do konca roka, mal by si ponechať svoju formu W-9 minimálne do 16. apríla 2021 (za predpokladu, že podnik podal svoju správu z roku 2017). daňové priznanie 15. apríla 2018).

Ako vyplniť formulár W-9

Skutočný model W-9 je dosť krátky a pomerne priamy. Skladá sa z troch hlavných častí: osobné informácie, DIČ a certifikácia.

Sekcia osobných informácií pre jednotlivcov

V prvom riadku musia jednotliví daňovníci uviesť svoje meno, ako je uvedené v daňovom priznaní. Aj keď sú technicky obchodné subjekty, v tejto časti musia uviesť svoje vlastné obchodné meno.

Jediní vlastníci opakujú svoje meno v druhom riadku, ktorý požaduje Obchodné meno alebo názov neregistrovaného subjektu. Sem umiestnia svoje celé meno a písmená DBA, čo znamená podnikajú ako. Za nimi prípadne nasleduje fiktívny názov firmy. Ak by bol napríklad John Smith výlučným vlastníkom spoločnosti Speedy Plumbing, vyplnil by prvý riadok ako John Smith a druhý riadok ako John Smith DBA Speedy Plumbing.

Ďalej daňovník začiarkne políčko Jednotlivec / jediný vlastník, ktoré sa nachádza pod riadkami mien. Daňovník musí tiež uviesť svoju poštovú adresu na riadkoch 5 a 6. Informácie o klientovi môžu byť v tejto oblasti uvedené na pravej strane formulára, ale nie sú požadované.

Sekcia osobných informácií pre podniky

Firmy alebo iné subjekty musia uviesť svoje obchodné meno (presne tak, ako je uvedené v ich daňovom priznaní) na riadok 1. Ak má podnik aj obchodné meno alebo DBA, bude uvedený v riadku 2.

Ďalej daňovník začiarkne políčko označujúce klasifikáciu podnikateľského subjektu z hľadiska jeho právnej štruktúry. Budete musieť určiť, či je subjektom spoločnosť C, spoločnosť S, spoločnosť Partnership, spoločnosť s ručením obmedzeným (LLC) atď.

Ak je podnik jednočlennou spoločnosťou LLC, začiarknite políčko Individuálny / Jediný vlastník namiesto políčka LLC. Spoločnosti LLC, ktoré si zvolili alternatívnu formu zdanenia (napr. Spoločnosť LLC, ktorá sa rozhodla zdaňovať ako spoločnosť S Corporation), zadajú kód daňovej klasifikácie do priestoru vedľa začiarkavacieho políčka LLC, podľa pokynov vo formulári.

Hlavná poštová adresa subjektu musí byť uvedená v riadkoch 5 a 6. Adresa klienta môže byť uvedená aj v medzere napravo od časti s poštovou adresou, nie je však povinná.

Výnimky

Väčšina daňových poplatníkov ponechá medzery v riadku 4 prázdne. Prvá medzera v riadku 4 naznačuje, že daňovník je oslobodený od záložného zadržania. Jednotlivci a živnostníci nebudú takmer nikdy vyňatí zo zadržania zálohy, ale v určitých situáciách sú vyňaté spoločnosti. Kódy a okolnosti príjemcu platby sú uvedené na tretej strane W-9. ak spĺňate podmienky na splnenie niektorej z týchto podmienok, do riadku 4 by ste umiestnili príslušné kódové číslo do prvej medzery.

Oddiel FATCA v riadku 4 sa uplatňuje, iba ak predkladáte W-9 zahraničnej finančnej inštitúcii a ste oslobodení od Zákon o dodržiavaní daní zo zahraničného účtu (FATCA). V takom prípade skontrolujte zoznam kódov a dôvodov na tretej strane formulára W-9, aby ste zistili, či máte kvalifikáciu, a do riadku 4 vložte príslušné kódové písmeno do priestoru FATCA. Ak máte pochybnosti, obráťte sa na finančnú inštitúciu požadujúcu formulár, či máte alebo nemáte vyplniť tento priestor.

Informácie o čísle účtu

Posledný riadok v časti s osobnými údajmi sa týka čísel účtov. Daňový poplatník tu uvádza zoznam všetkých účtov, ktoré majú v IRS na zaplatenie daní alebo preddavkov za predpokladané daňové povinnosti. Tieto informácie sú voliteľné a zvyčajne by mali zostať prázdne.

Identifikačné číslo daňového poplatníka (DIČ)

Oddiel s DIČ musí byť vyplnený bez ohľadu na to, či je daňovník fyzická osoba, živnostník alebo podnikateľský subjekt.

• Jednotlivci umiestnia svoje rodné číslo na pravú stranu formulára do určených priestorov.
• Výhradní vlastníci a jednočlenné LLC môžu používať buď svoje rodné číslo alebo identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN), aj keď IRS uprednostňuje rodné čísla.
• Aj keď je za entitu zodpovedný konkrétny jednotlivec, iné typy podnikateľských subjektov umiestňujú svoje EIN do poskytnutých priestorov.

Certifikačná sekcia

V tejto časti daňovník podpíše formulár a potvrdí, že údaje, ktoré obsahuje, sú pravdivé. Za neposkytnutie alebo vedome uvedenie nepravdivých informácií je daňový poplatník sankcionovaný.

Súlad s W-9

Či už ste nezávislým dodávateľom alebo podnikom poskytujúcim služby klientovi, alebo ak ste spoločnosťou, ktorá si na poskytovanie služieb najíma jednotlivcov alebo podnikateľské subjekty, formuláre W-9 sú rozhodujúce pre dodržiavanie daňových predpisov. Ak máte zvláštne okolnosti alebo si nie ste istí, či potrebujete vyplniť alebo požiadať o tento formulár, vyhľadajte odbornú radu od kvalifikovaného daňového odborníka.