Ukážky listov žiadosti o platbu

Potrebujete napísať žiadosť o platobný list? Aj keď je kontaktovanie klientov a požadovanie od nich po splatnosti faktúr nepríjemné, je to niečo, čo ľudia, ktorí vlastnia a riadia firmy, určite občas musia urobiť. Ak chcete použiť tu uvedenú šablónu písmen, jednoducho kliknite na obrázok nižšie. Dokument sa otvorí ako súbor PDF, ktorý potom môžete podľa potreby upraviť, uložiť a vytlačiť. Použi totoSprievodca tlačiteľnými Adobeak potrebujete pomoc s používaním tohto dokumentu.

Vyžiadajte si list o vyplatenie zostatku

Túto šablónu použite, ak potrebujete napísať list so žiadosťou o nevyrovnanú platbu.

• Japonská obchodná kultúra
• Vírusové marketingové produkty
• Základné kancelárske potreby

List so žiadosťou o platbu vopred klientovi

Túto šablónu použite v situácii, keď s vami klient uzavrel zmluvu o poskytovaní produktov alebo služieb, pri ktorých sa vyžaduje platba vopred.

Vyžiadajte si list o uvoľnenie platby

Tento vzorový list použite ako východiskový bod pre žiadosť o uvoľnenie platby, ktorá je zadržaná v bankeúschovaaž do dokončenia transakcie.

Tipy na písanie žiadosti o platbu

Informácie v šablóne by ste mali upraviť tak, aby zodpovedali vašej situácii, je však potrebné použiť vhodný tón a ubezpečiť sa, že je dokument profesionálne naformátovaný.

Použite vhodný tón

Pri zasielaní listu klientovi alebo zákazníkovi so žiadosťou o platbu je nevyhnutné čo najjasnejšie oznámiť váš názor pri zachovaní pozitívneho a profesionálneho tónu. Neposielajte prvú alebo druhú požiadavku, ktorá je taká negatívna, že sa klient cíti napadnutý. Ak je tón príliš drsný, klient môže mať pocit, že nemá zmysel pokúšať sa pokračovať vo vzťahu s vašim podnikaním. Ak sa tak stane, existuje riziko, že sa klient rozhodne účet nezaplatiť, pretože mu nejde o zachovanie vzťahu.

Použite profesionálne formátovanie

Ak posielate list so žiadosťou o platbu poštou alebo faxom, použite hlavičkový papier spoločnosti a štandardný formát obchodného listu. V závislosti od korešpondenčných postupov vašej spoločnosti môže byť tiež prijateľné, aby ste list odoslali prostredníctvome-mail. Ak je to tak, je lepšie zahrnúť písmeno do tela e-mailovej správy a nie do súboru prílohy. Pre e-mailovú správu nie je potrebné vytvárať šablónu hlavičkového papiera, komunikáciu by ste však mali ukončiť pomocou svojho oficiálneho e-mailového podpisu spoločnosti.

V nadväznosti

Ak pošlete list so žiadosťou o platbu na účet po splatnosti a do 30 dní sa vám príjemca neozve, zvážte uskutočnenie následného telefonického hovoru. Rovnako ako v prípade listu je vhodné zachovať pozitívny tón. Pokúste sa hovoriť priamo s osobou zodpovednou za zaplatenie účtu a potvrďte prijatie listu. Ak ste schopní hovoriť so zodpovednou stranou, ponúknite tospracovať platbu kreditnou kartoutelefonicky alebo online. Ak nie, opýtajte sa, kedy môžete očakávať platbu. Poznačte si dátum a pokračujte písmenomlist o oneskorenej platbe.

Ďalšie akcie pre zbierku

Ak platba nebude prijatá podľa dohody, budete musieť účet eskalovať na ďalší krok v postupe spoločnosti na správu účtov, ktoré nie sú v platnosti. Ak účet zostane dlhší čas nezaplatený, bude musieť byť tón budúcich zbierkových listov pevnejší a v prípade potreby sa prípadne odovzdať inkasnej agentúre. Aj keď určite existujú okolnosti, za ktorých je potrebné podniknúť kroky na konečné inkaso, nie je vhodné to robiť, kým nevyčerpáte všetky možné spôsoby priateľského riešenia oneskorenej platby. Pokiaľ nie ste skutočne pripravení poslať účet do zbierok alebo podniknúť právne kroky, neuvádzajte tieto kroky v korešpondencii s ľuďmi alebo firmami, ktorých účty sú po termíne splatnosti.