Ako písať obchodné správy

S rastom vášho podnikania je nevyhnutné písať formálne obchodné správy. Tieto správy sa týkajú viac ako čísel a faktov. Sú tvárou vašej spoločnosti a musia byť profesionálni a dobre napísaní, aby zanechali najlepší dojem. Bez ohľadu na obsah alebo publikum môžete vytvoriť svoj prehľad základnou metódou.

7 krokov k napísaniu obchodnej správy

Úspešné správy si vyžadujú plánovanie, aby ste mohli informácie poskytnúť jasne. Ak má vaša spoločnosť v minulosti uložené obchodné správy, ktoré považovala za úspešné, skontrolujte ich, aby ste získali predstavu o tom, čo by mohla hľadať. Či už sú k dispozícii príklady predchádzajúcich prehľadov, pri vytváraní obchodného výkazu postupujte podľa týchto pokynov.

• Základné kancelárske potreby
• Úloha administratívneho asistenta
• Rozloženie poznámky

1. Určte účel správy

Existuje veľa druhov obchodných správ. Prvým krokom je zistiť, prečo píšete správu. Je táto správa pre predstavenstvo spoločnosti? Je tovýročná finančná správapre akcionárov? Píšete aspráva na posúdenie zamestnanca? Je tospráva o nehodev súvislosti s úrazom na pracovisku? Pochopenie dôvodu správy vám pomôže vybrať potrebné informácie pre cieľové publikum.

2. Identifikujte a prispôsobte sa publiku

Váš štýl písania by mal rešpektovať vaše publikum. Vzdelanostná úroveň písania by sa mala zhodovať s tými, ktorí budú čítať správu. Zamestnanci nemusia potrebovať všetky údaje, ktoré môžu potrebovať riadiaci pracovníci spoločnosti. Externá organizácia nemusí potrebovať prístup k informáciám, ktoré vaša spoločnosť považuje za klasifikované. Správa môže byť určená pre niekoľko divákov naraz; možno budete musieť zahrnúť záujmy každej skupiny do jednej alebo možno napísať viac ako jednu verziu, aby ste sa zamerali na každé publikum.

3. Zhromažďujte a organizujte výskum

Zhromaždite všetky údaje, ktoré bude správa obsahovať. Môže to zahŕňať niekoľko vecí:

• Správy o predaji
• Projekcie
• Správy o dochádzke
• Výdavky
• Finančné výkazy
• Štatistika výroby

Možno budete musieť zhromaždiť ďalšie údaje, napríklad rozhovory,analýza zákazníkaalebo úplnejšie zobrazenie. Ďalším bodom na zapamätanie je, že budete musieť vysvetliť metódy a postupy, ktoré ste použili na zhromažďovanie svojich údajov. Toto dodáva dôveryhodnosť zistení a umožňuje čitateľom dôverovať vašim informáciám.

4. Vykonajte analýzu

V tomto okamihu musíte zobrať údaje, ktoré máte, a dať tomu všetkému zmysel. Svoje dôvody na napísanie tejto správy ste už určili - teraz by ste mali vziať údaje a pokúsiť sa ich vyriešiť. Interpretujte údaje, pochopte, čo tieto údaje znamenajú a ako by mohli byť užitočné pre čitateľov. Na aké otázky údaje odpovedajú?

• Theanalýzaje kľúčovou súčasťou obchodnej správy; pomocou tejto analýzy by ste mali byť schopní ponúknuť závery a odporúčania. Napríklad v prípade rozšírenia by ste chceli vyhodnotiť náklady na rozšírenie a výšku očakávaných výnosov. Pozreli by ste sa tiež na dôvody expanzie, ako je nárast dopytu a dlhodobé ciele pre spoločnosť, ako aj príslušné silné a slabé stránky, príležitosti a hrozby prostredníctvomSWOT analýza.
• Pre ľahšie čítanie budete možno musieť pre svoje údaje a analýzu vytvoriť tabuľky, tabuľky alebo grafy. To dáva čitateľom čísla alebo odrážky v ľahkej forme; môže tiež pomôcť, ak so svojou správou musíte urobiť prezentáciu.

5. Naformátujte správu

Po vykonaní prieskumu a analýze údajov je ďalším krokom formátovanie správy. Väčšina obchodných správ obsahuje konkrétne oddiely; môžete vytvoriť obrys ktorá obsahuje údaje z každej z týchto častí.

Zhrnutie - Toto je súhrn kľúčových bodov správy vrátane odporúčaní. Úvod - Toto podrobne popisuje, prečo sa správa píše. Zistenia / údaje - Toto obsahuje výskum, analýzu a všetky grafy a tabuľky. Závery - Táto časť obsahuje zhrnutie časti o nálezoch. Odporúčanie s - Aké sú návrhy na základe zistení a záverov v správe?

Pri vytváraní osnovy by ste mali vytvoriť zoznam dôležitých tém a podtém a potom svoje témy usporiadať do logického poradia. Väčšina prehľadov funguje najlepšie s tematicky podtémovou organizáciou, ale ak to lepšie vyhovuje vašim údajom, použite iný formát.

6. Zapíš si to

Ak použijete svoj obrys ako rámec, potom môžete napísať hrubý návrh správy pomocou informácií, ktoré ste preskúmali alebo analyzovali. Cieľom je dostať vaše myšlienky a kľúčové body na papier - táto verzia ešte nemusí byť gramaticky dokonalá alebo správne naformátovaná. Papier môžete neskôr upraviť.

7. Skontrolujte hlavné body v zhrnutí

Zhrnutie možno napísať ako poslednú ako skrátenú verziu celkovej správy; veľa ľudí pred napísaním tohto prehľadu počká, kým bude práca hotová. Tento súhrn by mal obsahovať:

Stručné vyhlásenie o účele správy : Vzorový štart môže byť: Naša spoločnosť sa snaží rozšíriť svoje pôsobenie na nové teritóriá. Táto správa hodnotí naše súčasné schopnosti a to, čo by bolo potrebné pre presun do ďalších oblastí. Dôležité základné informácie : Príklad základných informácií môže byť: Spoločnosť XYZ v súčasnosti predáva výrobky a služby v oblasti troch štátov a zamestnáva 300 ľudí. Každý ďalší pridaný štát by vyžadoval kapitál 500 000 dolárov a ďalších 75 pracovníkov. Kľúčové zistenia alebo údaje : Pomocou informácií, ktoré ste zahrnuli do svojej správy, by ste mali poukázať na kľúčové analýzy, ktoré chcete, aby čitateľ vedel. Napríklad: Na expanziu do ďalších 2 štátov by spoločnosť XYZ musela prijať ďalších 150 pracovníkov a postaviť 2 nové továrne. Predpokladá sa, že každá továreň prinesie tržby vo výške 750 000 dolárov prvý rok po dokončení. Kľúčové závery : V tejto časti by ste mali zhrnúť, čo hovoria zistenia. Napríklad by bolo dôležité povedať: Zavedenie potrebných položiek by si vyžadovalo kapitálové výdavky vo výške 1 milión dolárov a na dokončenie stavby 3 mesiace. Predpokladané príjmy z tejto expanzie sú 1,5 milióna dolárov. Najdôležitejšie odporúčania : Uveďte odporúčania. Čo by mala spoločnosť urobiť s informáciami, ktoré ste uviedli v správe? Príkladom je Spoločnosť XYZ by mala plánovať expanziu do 2 štátov a vyčleniť 1 milión dolárov na očakávanú výstavbu.

Zhrnutie by malo mať dostatok informácií o tom, kde by zaneprázdnený vedúci pracovník mohol prečítať túto časť správy a mať dobrú predstavu o príspevku. V niektorých prípadoch môže byť zhrnutím všetko, čo sa číta. V ideálnom prípade by zhrnutie malo mať dĺžku stránky alebo menej. Skontrolujte topríklad zhrnutiepre vedenie.

Bežné obchodné správy, ktorým je potrebné sa vyhnúť

Pri písaní obchodnej správy je potrebné sa vyhnúť niektorým všeobecným problémom.

Majte na pamäti svoj jazyk: Pre zachovanie slušnosti používajte jazyk formálny. Slovnosť: Buďte výstižní. Nepoužívajte desať slov, ak to urobia dve. Príliš veľa žargónu: Nepoužívajte ho, ak sa mu vyhnete. Ak musíte použiť žargón, potom definujte termín pri prvom použití.

Zaistite, aby bola vaša správa prehľadná a aby všetky údaje, závery a odporúčania boli navzájom prepojené. Čitateľ by mal byť schopný riadiť sa úvahami, ktoré ukazujú, ako ste sa dostali k posledným bodom.

Vyplnenie efektívnej správy

Po dokončení prvého konceptu je čas na revíziu. Korektúry budú prínosom pre všetky obchodné správy. Korektúry táto správa vám pomôže napísať efektívnu správu, ktorá dosiahne ciele vašej organizácie. Neponáhľajte sa a sledujte podrobnosti. Môžete písať efektívne a profesionálne obchodné správy.