Ako napísať obchodný list

Písanie obchodného listu nie je zložité. Tento typ komunikácie slúži na jeden účel: na rýchlu komunikáciu informácií od vás čitateľovi. Tesná, plynulá, plynulá kópia bude prečítaná a pochopená. Čokoľvek iné môže zmiasť, nudiť alebo odvrátiť pozornosť od bodov, ktoré chcete urobiť. Postupujte primeraneformát obchodného listua zostaňte pri príprave tohto typu korešpondencie.

Začíname

Vytlačte list na kvalitný hlavičkový papier spoločnosti a posuňte svoju najlepšiu obchodnú nohu vpred. Skôr ako začnete, zahrňte dátum hore, zarovnaný k ľavému okraju, a potom nechajte jeden alebo dva riadky a zadajte vnútornú adresu zarovnanú s ľavým okrajom, a to nasledovne:

• Rozloženie poznámky
• Úloha administratívneho asistenta
• Japonská obchodná kultúra

Mesiac, deň, celý rok (príklad 2010)

John Smith
meno spoločnosti
Ulica
Poštové smerovacie číslo

Predmet

Pod vnútornou adresou nechajte dva riadky a zadajte Re: (alebo Predmet:). (Poznámka: Re: znamená ohľadne.) Uveďte stručné vyjadrenie k predmetu listu. Napríklad:

Re: Vaša prezentácia minulý týždeň

Pozdrav

Medzi predmetom a pozdravom nechajte dve čiary. Nikdy nepredpokladajte, že prívetivý pozdrav Ahoj, Bob je prijateľný, najmä ak píšete niekomu, koho nepoznáte. Pri písaní obchodného listu používajte správne formy adresy (pán Wilson, pani White). Výnimkou z pravidla je, keď si nie ste istí pohlavím príjemcu. Pokiaľ je to možné, môže pomôcť rýchly hovor do kancelárie. Ak to však nie je možné, vylúčte odkazy na pohlavie. Ak nevieš, nehádaj. Ak si nie ste istí pohlavím, použite ako pozdrav celé meno osoby, napríklad Milý Bobby Smith.

Telo

Pri písaní textu listu používajte jednoduché, priame vety, ktoré zreteľne komunikujú vaše nápady. Príklad tohto je nasledovný

Vážený pán Hatchet:

Skontroloval som náš produkt konektora WhamJet ako riešenie vášho problému s efektívnosťou online pripojenia, o ktorom sme diskutovali na stretnutí Business Boxers Club 3. júla. Priložené sú špecifikácie a informácie o produkte na kontrolu, ako ste požadovali.

Byť špecifický

Uveďte konkrétne podrobnosti, aby čitateľ jasne pochopil, o čom komunikujete. Tu je príklad:

Uviedli ste, že o problémoch s online pripojením sa musíte rozhodnúť do konca mesiaca. Môžeme sa stretnúť na obed budúcu stredu 21. o 1:00? Môžeme hovoriť viac o aplikáciách WhamJet a môžem odpovedať na všetky vaše otázky. V pondelok zavolám na potvrdenie.

Buďte priami a úprimní

Nič nie je väčšia odbočka ako prečítanie obchodného listu plného neúprimnej zdvorilosti alebo zmeny viny:

• Úprimne ľutujem akékoľvek nepríjemnosti, ktoré vám mohla spôsobiť naša strata rezervácie pri stretnutí 50. triedy.

• Dúfame, že príplatok 12% za vašu poslednú objednávku vás v budúcnosti nezruší pri výbere produktov od našej firmy.

• Kvôli okolnostiam, ktoré nemôžeme ovplyvniť ...

Namiesto toho to urobte osobným:

• Neviem si predstaviť, aké trápenie ste museli cítiť, keď ste počuli, že sme stratili rezerváciu na stretnutie v 50. triede.

• Viem, že príplatok 12% sa zdá byť vysoký. Vysvetlím, prečo sa to stalo. Potom, ak budete mať pocit, že musíte objednávku zrušiť, pochopím to.

• Je nám ľúto, ale vaša objednávka sa môže oneskoriť o 90 dní. Hurikán Dennis zničil nakladací mólo nášho skladu na Floride a my čo najrýchlejšie pracujeme na jeho oprave a kontrole poškodenia obsahu skladu. Žiadam vás, prosím, o trpezlivosť.

Vyvarujte sa formulárových listov

Formálne listy sú prinajlepšom neúprimné. Namiesto toho pri písaní obchodného listu dajte čitateľovi pocit, že ho kontaktuje človek, nielen slová čerpané z počítača.

Nastavte vhodný tón

Zdá sa, že chladná a vzdialená je obľúbená obchodná odpoveď. Nenapodobňujte to. Skúste si predstaviť, že sa rozprávate s človekom zoči-voči. Začali by ste rozhovor tým istým otvorením? Vžite sa do kože svojho čitateľa. Ak vám musí byť povedané nie, ako by ste chceli byť informovaný? Nájdite si čas a vysvetlite prečo, ale nie príliš formálnym alebo neformálnym spôsobom. Oba tieto prístupy sú urážlivé.

Strážte si svoje myšlienky a bez ohľadu na to, aký hlúpy si myslíte, že je človek, neskľučujte sa ani nijako nekomunikujte svoju nadradenosť. Buďte opatrní, aby váš názor neunikol do listu. Udržujte svoj hnev tiež na uzde. Ak budete strieľať z boku, výsledok môže byť katastrofálny. Keď píšete list na tému, ktorá vás hnevá, odložte ho skôr, ako ho pošlete. Lepšie, spite na tom. Hnev sa časom rozplynie. Obchodný list naplnený invektívami nie.

Záverečný list

Tozavri list, napíšte krátke zhrnutie, zrekapitulujte všetky úlohy a povedzte príjemcovi, čo môže ďalej čakať. Použite formálnu uzávierku, napríklad S pozdravom, a potom nechajte pár riadkov na svoj podpis a až potom zadajte svoje meno, titul a spoločnosť. Napríklad:

S pozdravom

Jeff Smith, prezident
Konektory WhamJet

Svoje listy píšte v tomto formáte: Pozdravy, uznanie problému, potreba alebo požiadavka, výzva k akcii, čo urobíte alebo potrebujete, aby čitateľ urobil, a odhláste sa.

Tipy

Pri písaní obchodného listu nezabudnite na toto:

• Obchodný list neumožňuje chatrné klikanie a konverzačný nie je licenciou na odfláknutie.
• Uistite sa, že všetky vaše informácie, ako je adresa, názov spoločnosti, meno osoby a pravopis, sú správne.
• Skontrolujte pravopis a gramatiku. Korektúra a upraviť list opatrne vyhľadajte, či neobsahuje chyby.

Efektívny nástroj obchodnej komunikácie

Existuje veľa druhov obchodných listov. Môže byť pre vás užitočné skontrolovať niekoľko konkrétnych príkladov písmen, ako naprvzorové predajné listy,obchodné ospravedlneniealeboodporúčacie listy. Podľa vhodného formátu a starostlivého zváženia toho, čo hovoríte, skôr ako napíšete, môžete vytvoriť vyleštený,odborný obchodný listktorá predstavuje vašu spoločnosť v pozitívnom svetle.